Durante anos, a gestão condominial se concentrou em folha de pagamento, manutenção predial e convivência entre moradores. No entanto, um risco crescente vem passando despercebido por muitos síndicos e administradoras: a ausência de governança documental estruturada, que pode resultar em autuações fiscais, trabalhistas e até questionamentos judiciais sem que o condomínio perceba de imediato.

Diferentemente de empresas tradicionais, o condomínio costuma acreditar que, por não ter finalidade lucrativa, está fora do radar de fiscalizações mais profundas. Esse entendimento é equivocado. Condomínios são pessoas jurídicas equiparadas para fins trabalhistas, previdenciários e, em determinadas situações, fiscais, o que exige organização documental compatível com esse nível de responsabilidade.

O problema surge quando documentos obrigatórios ficam dispersos, incompletos ou inexistentes. Contratos com prestadores sem prazo definido, atas mal redigidas, ausência de registros de treinamentos obrigatórios, falta de comprovação de entrega de EPIs, controles de ponto inconsistentes e arquivos digitais sem backup adequado formam um cenário de fragilidade silenciosa. Em muitos casos, o síndico só descobre essas falhas quando recebe uma notificação oficial ou quando o condomínio é envolvido em uma ação judicial.

Outro ponto crítico é a rotatividade de síndicos e conselhos. A troca frequente de gestores, sem um processo formal de transição documental, faz com que informações se percam ao longo do tempo. Isso cria lacunas históricas que dificultam a defesa do condomínio em fiscalizações retroativas, especialmente nas áreas trabalhista e previdenciária, onde a responsabilidade pode alcançar anos anteriores.

A digitalização, embora seja uma aliada, também pode se tornar um risco quando feita sem critério. Guardar documentos em e-mails pessoais, aplicativos de mensagens ou plataformas sem controle de acesso expõe o condomínio a perda de dados, vazamento de informações sensíveis e questionamentos sobre a autenticidade dos registros. Governança documental não é apenas digitalizar papéis, mas definir onde, como, por quanto tempo e com qual nível de segurança cada documento deve ser mantido.

Para o síndico, adotar uma política mínima de governança documental deixou de ser uma boa prática e passou a ser uma medida de proteção. Isso inclui padronizar arquivos, definir responsáveis, manter histórico organizado e garantir que o condomínio consiga comprovar suas decisões, contratações e rotinas operacionais sempre que necessário. Trata-se de uma mudança de mentalidade: sair do modelo reativo e avançar para uma gestão preventiva.

Nos próximos anos, a tendência é que condomínios sejam cada vez mais tratados como organizações estruturadas, com maior exigência de transparência e rastreabilidade. Quem se antecipa reduz riscos, evita custos inesperados e fortalece a credibilidade da gestão perante moradores, fornecedores e órgãos fiscalizadores.