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A administração de condomínios envolve diversas atribuições e regras — como se fosse uma empresa. O objetivo é equilibrar direitos e deveres coletivos e individuais, garantindo um ambiente tranquilo e seguro para todos.

Entre as tarefas do administrador estão questões financeiras e legais, reunindo regulamento interno e decisões tomadas em assembleias. Por isso, o bom gerenciamento tende a ser um processo complexo e desafiador.

Neste artigo, você entenderá o que é a administração de condomínios e quais leis regulamentam essa atividade. Continue a leitura e confira!

Você sabe o que realmente quer dizer condomínio?

Se você consultar um dicionário para entender o que é condomínio, certamente vai se deparar com termos como “copropriedade”. Isso significa que o condomínio nada mais é do que um espaço de propriedade privada de mais de uma pessoa. Pode ser um condomínio de apartamentos, de casas, de salas comerciais, etc. 

Cada morador tem a propriedade da sua unidade e todos são proprietários das áreas comuns, com direitos e deveres iguais. E para manter o equilíbrio nas relações entre os condôminos, é importante contar com a figura do síndico e, em muitos casos, com a do administrador de condomínio.

O que é administração de condomínios?

A administração condominial é o gerenciamento e a organização das atividades relacionadas tanto à operação quanto à manutenção de um condomínio. O processo é feito pelo administrador, que pode ser uma empresa administradora terceirizada, um profissional autônomo ou o próprio síndico.

Um dos principais objetivos dessa gestão é garantir o cumprimento dos aspectos jurídicos e do regulamento interno, gestão financeira, contabilidade, planejamento estratégico, manutenção de áreas comuns e direito condominial.

Além disso, a administração contribui para tornar o condomínio um ambiente mais agradável para todos por:

• minimizar conflitos;
• manter a infraestrutura em bom estado;
• garantir a segurança;
• promover uma boa convivência entre os moradores.

Como funciona a administração de condomínios?

Você entendeu que a administração do condomínio contempla todas as tarefas necessárias à operação e manutenção do empreendimento, certo? Sendo assim, ela deve ter um responsável pela gestão das atividades.

Como você viu, essa pessoa pode ser o síndico, um profissional ou empresa contratada para dar suporte a ele. Já o síndico de um condomínio pode ser um morador do local, como proprietário ou inquilino. Isso dependerá das regras condominiais. 

Outra possibilidade é ser um síndico profissional, que não precisa ter nenhum vínculo com o condomínio. Normalmente, ele é uma pessoa jurídica com expertise na área de administração de condomínios. 

Sendo profissional ou não, entre as atividades desenvolvidas na administração do condomínio, estão:

• convocar e presidir reuniões;
• gerenciar os recursos financeiros do condomínio;
• fiscalizar o cumprimento de normas;
• fazer a manutenção e preservar as áreas comuns;
• gerenciar e atualizar o cadastro de proprietários;
• controlar o pagamento dos prestadores de serviços;
• elaborar balancetes e previsões orçamentárias;
• fazer cobranças;
• controlar a taxa de inadimplência dos moradores;
• realizar a gestão tributária do condomínio.

O que é a administradora de condomínios?

Até aqui, você percebeu que a administração condominial envolve diversas responsabilidades, certo? Trata-se de uma tarefa multidisciplinar, exigindo conhecimento e atualização em diferentes áreas.

Por esse motivo, é bastante comum os condomínios — tanto de casas quanto de apartamentos ou empresariais — buscarem empresas especializadas nesse processo. Logo, vale entender melhor o papel das empresas administradoras de condomínios.

Elas são organizações especializadas em auxiliar os síndicos e prestar serviços relacionados à gestão condominial. Essas empresas devem oferecer todo o suporte necessário às atividades técnicas, legais, tributárias, operacionais e administrativas do condomínio.

Portanto, a administradora nem sempre substitui completamente o trabalho do síndico. Em alguns casos, ela presta todo o suporte necessário para que as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente por ele, garantindo o bom funcionamento do condomínio.

Quais são as vantagens de realizar uma boa administração de condomínios?

Você já aprendeu que realizar a administração de um condomínio requer empenho e exige conhecimento técnico. Agora, é hora de entender quais são as vantagens de investir em uma boa gestão. 

Confira!

Promove o planejamento financeiro estratégico

A boa administração condominial permite acompanhar com frequência e entender o comportamento financeiro do condomínio. Com isso, é possível fazer previsões orçamentárias mensais, garantindo um planejamento financeiro mais estratégico.

A gestão também deve realizar projeções e comparativos dos resultados atuais com períodos anteriores. Todas essas atividades podem auxiliar o síndico na implementação de ações para reduzir custos, por exemplo.

Garante a manutenção do local

Todo condomínio possui diversas manutenções que precisam ser observadas e realizadas. Luzes queimadas na portaria ou um portão com defeito são exemplos de situações que podem colocar a segurança dos moradores em risco.Por isso, a administração de condomínios precisa fazer vistorias, mapeando todos os itens necessários para a conservação das áreas comuns. O processo é benéfico para criar estratégias para a execução dos serviços, proporcionando maior segurança e valorização do patrimônio.

Aumenta a qualidade de vida dos moradores

Outra vantagem da administração de condomínios é melhorar a qualidade de vida dos moradores. Ao ter uma gestão condominial transparente e eficiente, é possível realizar ações que contribuem para o bem-estar coletivo.

Assegura o correto recolhimento de impostos

Embora os condomínios não tenham natureza jurídica, existem responsabilidades perante os órgãos fiscais, como a prestação de contas municipais, federais e previdenciárias. O não cumprimento dessas normas pode resultar em prejuízos financeiros, como o pagamento de multas.

Por esse motivo, uma boa administração deve cuidar dos aspectos fiscais e fazer o acompanhamento eficaz das contas. Nesse sentido, auditorias internas podem ser realizadas para garantir que todos os recolhimentos foram feitos.

Qual lei rege a administração de condomínios?

Como você percebeu, a administração de condomínios envolve aspectos jurídicos. Por isso, é válido conhecer a legislação que rege as relações condominiais no Brasil. É o Código Civil de 2002 que regula essas atividades.

Os 29 artigos do Capítulo VII dessa norma abordam o assunto e servem como referência para a administração condominial. Dois deles, por exemplo, são dedicados à elaboração de convenções condominiais e regimentos internos.

Outros artigos estabelecem regras para sobre incorporação dos condomínios. Ou seja, eles regulamentam a venda de unidades autônomas em imóveis na planta.

Além deles, cabe destacar os trechos que abordam temas relacionados às vagas de garagem, que costumam ser muito abordados entre os condôminos. Também há no texto explicações detalhadas das normas sobre as despesas do condomínio.

O Código Civil ainda define as responsabilidades dos síndicos, entre outras questões. Com a mudança da normativa, por exemplo, cláusulas de convenções condominiais que desrespeitam essa legislação passaram a ficar inválidas.

Lei de Condomínio

O Código Civil substitui parcialmente a Lei n° 4.591/64, conhecida como Lei de Condomínio. Ela foi a primeira norma elaborada de forma específica sobre o assunto, na década de 1960.

As principais diferenças entre elas estão relacionadas à aplicação de multas nas relações com os condôminos. Mas há artigos dessa lei que ainda servem como referência para a administração condominial.

Por isso, é importante saber sobre o que ela trata para evitar problemas legais na gestão dos condomínios. Eles estão relacionados, principalmente, a despesas, direito de propriedade e participação do locatário nas decisões coletivas.

O que é convenção condominial e regimento interno?

Depois de aprender que o Código Civil e a Lei n° 4.591/64 servem como base para a elaboração de documentos importantes dos condomínios, o próximo passo é compreender o que eles são. Essas informações são essenciais à administração condominial.

A convenção do condomínio é um conjunto de regras que pode ser elaborado antes mesmo da construção do empreendimento. Trata-se de um documento público que especifica as regras gerais e como será o funcionamento do condomínio.

Ele deve ser registrado em cartório e só pode ser alterado em assembleia com aprovação de dois terços dos condôminos. Entre as definições que você pode encontrar em uma convenção condominial, estão:

• destinação das unidades (comercial ou residencial);
• forma de divisão das despesas;
• prazo de convocação para assembleias e quórum;
• funções e deveres do síndico;
• discriminação e utilização dos imóveis.

Já o regimento interno é um documento que complementa a convenção condominial. Ele pode ser elaborado pelo síndico ou pelos próprios condôminos, sendo aprovado em assembleias com maioria simples.

O objetivo do documento é definir regras relacionadas ao cotidiano do condomínio e à convivência entre os moradores. Ao contrário da convenção condominial, o regimento interno não precisa ser registrado em cartório.

Em geral, o regimento traz regras mais detalhadas e que não foram definidas pela convenção. Por exemplo, ele pode definir:

• normas para a realização de festas;
• horários de utilização das áreas comuns;
• permissão para ter animais de estimação;
• proibições de barulho em determinados horários;
• locais para bicicletas, entre outros pontos.

É fundamental que o regimento interno respeite as regras estabelecidas na convenção, sem contradizê-las.

Cabe ressaltar que o documento facilita a rotina de quem administra e vive no condomínio. Portanto, é preciso consultá-lo e conhecer as regras que estão nele, evitando conflitos e descumprimento de normas, certo?

Vale a pena terceirizar a administração do condomínio?

Agora, você sabe que a administração de condomínios traz diversos benefícios e é essencial para a mediação dos conflitos e para assegurar a saúde financeira condominial. Por esse motivo e para auxiliar no cumprimento da convenção e do regulamento, muitos síndicos optam por terceirizar esse processo.

Contudo, antes de decidir pela terceirização, é preciso considerar os prós e contras dessa opção, como os custos envolvidos. A depender do tamanho do condomínio, a execução das tarefas pode ser mais simples e realizada pelo próprio síndico, reduzindo despesas.

Já os empreendimentos maiores podem se beneficiar da distribuição de demandas, de forma que o síndico delegue parte das funções e trabalhe com mais eficiência. Ainda, é possível contar com profissionais qualificados para prestar os serviços, diminuindo os riscos do processo de gestão.

O que observar ao escolher uma administradora de condomínios?

Se o condomínio optar por terceirizar o processo, é importante saber o que observar durante a escolha da administradora ideal. Afinal, a empresa ficará responsável por atividades relevantes.

Veja quais pontos se atentar no momento de escolher a administradora de condomínios!

Busque empresas de qualidade

O primeiro passo para terceirizar o serviço de administração de condomínios é fazer uma pesquisa cuidadosa. Isso envolve buscar empresas de qualidade e com experiência de mercado, avaliando a capacidade delas de gerenciar os processos com segurança e eficiência.

Compare orçamentos

O próximo passo é comparar os preços da prestação do serviço. Isso envolve buscar o melhor custo-benefício, pois nem sempre a cotação mais barata compensa. Muitas vezes, nesse caso, o trabalho pode ser de baixa qualidade ou incompleto.

Os serviços administrativos prestados por uma administradora, por exemplo, contemplam dezenas de atividades. Então é fundamental se certificar de que a empresa oferece todas as soluções que o condomínio precisa para funcionar corretamente.

Confira as cláusulas dos contratos

Após a escolha da empresa, é fundamental que o contrato elaborado seja lido com cuidado. O documento apresenta cláusulas que detalham as condições da prestação de serviço. Elas devem ser claras para evitar problemas no futuro.

Condições ambíguas, por exemplo, podem gerar conflitos posteriores e processos na justiça, o que não é benéfico para nenhuma das partes. Logo, sempre que surgir alguma dúvida sobre o contrato, busque esclarecimentos sobre o tema. A depender do caso, uma cláusula pode ser editada, substituída ou excluída do documento.

Analise a tecnologia disponível

A tecnologia contribui para a eficiência e redução de custos dos processos, pois há recursos voltados à gestão condominial cada vez mais populares e acessíveis. Por esse motivo, esse é um fator relevante no momento de terceirizar qualquer serviço.

No caso da administradora de condomínios, vale considerar se a empresa utiliza softwares de gestão e outros sistemas automatizados. Eles permitem realizar as tarefas com mais agilidade, simplificando o trabalho e aumentando a produtividade.

Essas ferramentas podem ajudar síndicos e condôminos a terem mais autonomia na análise da gestão do condomínio, além de permitir maior participação deles nos processos. Dessa forma, a satisfação dos moradores tende a aumentar.

Avalie o suporte prestado

Como a administradora funciona como o braço direito do síndico, é essencial que eles tenham um bom relacionamento. Nesse sentido, vale analisar o atendimento e o suporte prestados pela empresa.

Diversos critérios podem ser observados nesse momento, como capacidade de oferecer um atendimento personalizado e qualidade na entrega dos serviços. Além disso, é preciso considerar as necessidades do próprio condomínio para escolher a empresa mais adequada.

Neste artigo, você aprendeu o que é administração de condomínios e quais são as leis que regem esse gerenciamento. Com esse conhecimento, fica mais fácil saber quais são os seus direitos e deveres e onde consultar as informações que você precisa.

Fonte: portal.loft.com.br