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Todos os Condomínios do Estado de São Paulo precisam se adequar à Lei 13.709/2018, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). E os Síndicos e as Administradoras dos Condomínios precisam providenciar uma série de documentos para cumprirem a lei.

A Get Privacy, empresa parceira do Sindicond para garantir cumprimento da legislação nos Condomínios, faz uma série de orientações aos Síndicos e Administradoras.

A empresa explica que há a necessidade de adequação de todo e qualquer tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou jurídica de direito privado ou público, com a finalidade de assegurar os direitos fundamentais da privacidade da pessoa natural.

Além disso, a lei também define algumas sanções administrativas àqueles que descumprirem suas disposições, estando previstas as aplicações para o final do ano de 2022 ou início de 2023. Daí a recomendação do Sindicond em seguir as recomendações da Get Privacy.

A adequação dos Condomínios a legislação é de suma importância devido ao tratamento de dados pessoais de terceiros realizado diariamente, com titularidade tanto de seus colaboradores como Condôminos (incluindo crianças e adolescentes) que são coletados para executar as suas atividades e ter um bom funcionamento.

Esses documentos são extremamente relevantes para o procedimento de adequação à LGPD, justamente por delimitarem as responsabilidades do Condomínio e dos terceiros com os quais se relaciona.

“Essas são medidas que, inclusive, previnem a ocorrência de consequências futuras jurídicas ou administrativas, sendo essencial a presença de uma Consultoria Especializada em privacidade e proteção de dados para auxiliar na confecção e implementação dos documentos acima referidos”, destacou a GetPrivacy.

Seguem, abaixo, documentos essenciais para que essa adequação seja implementada na prática:

1 - Acordo de confidencialidade com porteiro/seguranças: tem como principal objetivo definir as condições em que porteiros e seguranças terão acesso e para quais finalidades poderão usar as Informações Confidenciais.

2 - Política de Privacidade Interna do Condomínio: estabelece quais devem ser os critérios adotados pelos colaboradores do Condomínio durante o exercício de suas atividades cotidianas, tendo em vista a garantia da confidencialidade, integridade e qualidade de todo e qualquer dado pessoal que seja coletado e tratado pelo Condomínio.

3 - Política de Privacidade Externa do Condomínio (Manual): destinado aos hóspedes, condôminos e visitantes do Condomínio, com o fim de apresentar as principais informações sobre a coleta e utilização dos dados pessoais que são tratados em razão das atividades administrativas do condomínio, incluindo questões de segurança.

4 - Aviso de Privacidade: documento que deve ser disposto em lugar visível na portaria ou administração do Condomínio, informando a essencialidade da coleta dos dados, feita de forma minimizada, cumprindo as disposições da Lei 13.709/2018, bem como assegurando a respectiva eliminação assim que cumprida a sua finalidade.

5 - Termo de Consentimento de Responsáveis Legais: este documento deve ser fornecido para assinatura dos pais ou responsáveis legais sempre que seja necessária a coleta de dados pessoais de uma criança ou adolescente. Nele estarão descritos quais dados serão coletados, e para quais finalidades serão utilizados.

6 - Termo de Consentimento de biometria/foto: na presença de controle de acesso por biometria ou fotos dos hóspedes, condôminos e visitantes do Condomínio, é necessária a disponibilização da assinatura deste termo, para que possa ser especificada aos titulares, a finalidade de gestão de segurança do Condomínio.

7 - Formulário para coleta de informações de visitantes / locatários / aluguel de temporada: da mesma forma como a Política de Privacidade Externa informa os titulares sobre a coleta e utilização dos dados pessoais que são tratados em razão das atividades exercidas, o documento visa coletar o consentimento dos titulares sobre quais dados serão coletados, para quais finalidades e por quanto tempo o Condomínio os armazenará.